A organização coordenou-se com os hotéis recomendados para obter uma tarifa preferencial para os participantes no congresso e acompanhantes, bem como a disponibilidade de quartos. No entanto, a época é alta e os hotéis estão muito ocupados, pelo que é aconselhável reservar com bastante antecedência.

Cada participante deve fazer a sua própria reserva diretamente com o hotel. Recomenda-se que reveja as informações em cada caso e verifique as tarifas e as datas estabelecidas, bem como verifique os horários do serviço de transfer aeroporto-hotel-aeroporto oferecido pelo hotel, envie o itinerário e coordene o serviço diretamente com eles.