A organização coordenou-se com os hotéis recomendados para obter uma tarifa preferencial para os participantes no congresso e acompanhantes, bem como a disponibilidade de quartos. No entanto, a época é alta e os hotéis estão muito ocupados, pelo que é aconselhável reservar com bastante antecedência.

Recomenda-se verificar as informações em cada caso e verificar as tarifas e datas estabelecidas, bem como verificar os horários do serviço de transfer Aeroporto-Hotel-Aeroporto oferecido pelo hotel, enviar o itinerário e coordenar o serviço diretamente com eles.